For at drive vores organisation og for at kunne tilbyde uddannelsesforløb og kursustilbud, er der en række personoplysninger, som vi har behov for at behandle. Vores persondatapolitik er ment som en hjælp til at forstå, hvilke data vi indsamler, hvorfor vi indsamler dem og hvad vi anvender dem til. Dette er vigtige oplysninger, så vi håber, at du vil tage dig tid til at læse dem.
Skulle du have spørgsmål, eller ønsker du yderligere information, er du velkommen til at henvende dig til vores persondataansvarlige.

MARTEC behandler personoplysninger, som er udleveret til os i forbindelse med

  • ansøgning om optagelse på et uddannelses- eller kursusforløb
  • at du studerer på MARTEC eller i forbindelse med at du er på kursus på MARTEC
  • ansøgninger til stillinger på MARTEC
  • ansættelsesforhold på MARTEC

Personoplysninger behandles i overensstemmelse med vores persondatapolitik, som er udarbejdet i henhold til de til enhver tid gældende regler om behandling af personoplysninger.

MARTEC behandler personoplysningerne for at kunne leve op til vores forpligtelser over for dig i forbindelse med dit uddannelses- eller kursusforløb, ansættelsesforhold hos MARTEC samt vores forpligtelser som selvejende maritim uddannelsesinstitution under Uddannelses- og Forskningsministeriet.

Typisk drejer det sig om behandling af disse personoplysninger:

  • Navn, adresse, telefon, e-mail, statsborgerskab
  • Cpr.nr.
  • Adgangsgrundlag, dvs. oplysning om tidligere uddannelser eller ansættelsesforhold
  • Eksamensbeviser eller øvrige beviser/dokumentation for gennemført uddannels

Vi stræber efter at slette (eller anonymisere) personoplysninger, så snart de ikke har nogen relevans. Dog skal MARTEC jf. BEK nr. 1585 af 13/12/2016 opbevarer de oplysninger, der er nødvendige for at udstede beviser, i 30 år efter eksamens eller prøvens afslutning.

I forbindelse med vores behandling af dine personoplysninger har du adskillige rettigheder:

  • Retten til at modtage oplysning om hvordan vi behandler dine personoplysninger (oplysningspligt).
  • Retten til at få indsigt i dine personoplysninger.
  • Retten til at få urigtige personoplysninger rettet.
  • Retten til at få dine personoplysninger slettet.
  • Retten til at gøre indsigelse mod at personoplysninger anvendes til direkte markedsføring.
  • Retten til at gøre indsigelse mod automatiske individuelle afgørelser, herunder profilering.
  • Retten til at flytte dine personoplysninger (dataportabilitet).

Da alle anmodninger skal håndteres af den persondataansvarlige, vil en besvarelse ske hurtigst muligt, men behandlingstiden kan tage op til en måned. Ved særlig omfattende anmodning kan det være berettiget at benytte længere tid. Enhver anmodning vil blive behandlet individuelt.

Vi kan afvise anmodninger, der er urimeligt gentagende, kræver uforholdsmæssig meget teknisk indgriben (f.eks. at udvikle et nyt system eller ændre en eksisterende praksis væsentligt), påvirker beskyttelsen af andres personlige oplysninger, eller noget som vil være ekstremt upraktisk (f.eks. anmodninger om oplysninger der findes som sikkerhedskopier).

Hvis vi kan rette oplysninger, gør vi naturligvis dette gratis, med mindre det kræver en uforholdsmæssig stor indsats. Vi bestræber os på at vedligeholde vores tjenester på en måde, der beskytter oplysninger fra fejlagtig eller skadelig ødelæggelse. Når vi sletter dine personoplysninger fra vores tjenester, er det derfor muligt, at vi ikke altid kan slette tilhørende kopier fra vores arkivservere med det samme, og det er ikke sikkert, at oplysningerne fjernes fra vores sikkerhedskopisystemer.

Du kan som registreret kontakte MARTECs DPO angående spørgsmål om behandling af dine oplysninger og om udøvelse af dine rettigheder jf. Persondataforordningen art. 38 stk. 4. Se kontakt info sidst i denne politik.

Du har til hver en tid retten til at klage til Datatilsynet (https://www.datatilsynet.dk/borger/klage-til-datatilsynet/)

Datatilsynet kan også kontaktes fra den digitale postkasse på www.borger.dk

Personoplysninger videregives kun i det omfang det er nødvendig for at opfylde vores forpligtelse som uddannelses- og kursusinstitution i forhold til de studerende, kursister og som arbejdsgiver i forhold til skolens ansatte. MARTEC videregiver kun persondata i den udstrækning der er lovhjemmel til det, det er en del af en kontraktlig forpligtelse eller der er givet samtykke til af den registreret. MARTEC indgår databehandlingsaftaler i det omfang, det er påkrævet.

MARTEC kan dele oplysninger, der ikke identificerer personer, med offentligheden, ministerier og vores partnere. Vi kan f.eks. dele oplysninger med offentligheden for at vise generelle tendenser om udviklingen i antal studerende på de maritime uddannelser.

Vi arbejder kontinuerligt på at beskytte MARTEC og vores ansatte mod uautoriseret adgang, ændring, offentliggørelse eller ødelæggelse af personoplysninger, som vi lagrer.
Vi har implementeret følgende organisatoriske og tekniske foranstaltninger generelt på MARTEC:

  • Antivirus på alle it-systemer, der behandler personoplysninger.
  • Backup af alle it-systemer, der behandler personoplysninger.
  • Anvendelse af branchetypiske it-systemer til behandlingsaktiviteterne.
  • Adgangsbegrænsning til personoplysninger, så der kun gives adgang, hvor det er nødvendigt.
  • Kryptering af personoplysninger modtaget på MARTECs hjemmeside.
  • Databehandleraftaler med leverandører, der behandler personoplysninger på MARTECs vegne.
  • Vejledning og awareness træning i sikker behandling af personoplysninger og informationsaktiver for personale med adgang til informationssystemer.
  • Løbende risikovurdering og dokumentation af alle systemer der behandler personoplysninger, for at sikre et oplyst grundlag for sikkerhedsniveauet for persondatabehandlingen hos MARTEC.

Vi gennemgår regelmæssigt, at vi overholder vores egen persondatapolitik og IT-sikkerhedsinstruks. Når vi modtager formelle skriftlige klager, kontakter vi afsenderen for at følge op på klagen. Vi samarbejder med de relevante lovgivende myndigheder, f.eks. Datatilsynet, om at løse klager om overførsel af personlige data, som vi ikke kan løse direkte med vores brugere.

Vores persondatapolitik kan ændres fra tid til anden. Vi begrænser ikke dine rettigheder i henhold til denne persondatapolitik uden dit udtrykkelige samtykke. Eventuelle ændringer af denne persondatapolitik angives på denne side, og hvis der sker væsentlige ændringer, vil vi gøre opmærksom på dem på en mere iøjnefaldende måde (for visse tjenester oplyser vi bl.a. om ændringer via e-mail).

Skulle du have spørgsmål, eller ønsker du yderligere information, er du velkommen til at henvende dig til vores persondataansvarlige:

Kontaktoplysninger
Kontorleder for studieadministrationen
E-mail: mda@martec.dk
Tlf.: 96208899

Dataansvarlig
MARTEC - maritime and polytechnic university college
Hånbækvej 54
9900 Frederikshavn
Danmark
Tlf. 96 20 88 88
martec@martec.dk
CVR-nr. 70771128
EAN-nr. 5798000023161

Kontaktoplysning på DPO
Lektor/jurist Susanne Ketil
E-mail: ske@fms.dk
Tlf.: 27130069

  • V1.00 Første version 24.05.18 KNI
  • V1.01 Ændring af afsnit om behandlingstid 19.11.18 KNI
  • V1.02 Ændring af oplysninger som videregives 26.11.18 KNI
  • V1.03 Tilføjelse af personoplysninger udleveret i forbindelse med ansøgninger til stillinger samt ansættelsesforhold på MARTEC.
  • Mindre sproglige rettelser samt mindre ændringer i layout. 05.12.18 MQV